Piranti Lunak Sosial untuk Korporasi di Era Enterprise 2.0


Ilustrasi (tibbr)

Jakarta – Penggunaan jejaring sosial yang kian intens oleh para individual saat ini sudah memasuki babak baru. Perlahan namun pasti, roda implementasi mulai bergerak ke arah korporasi.

Dengan semakin umumnya pemanfaatan salah satu media digital teranyar ini, rasa keingintahuan tergelitik untuk menelusuri sudah sejauh mana pergerakannya di ‘ranah enterprise’ dari sudut pandang piranti lunak yang digunakan.

Enterprise social software (ESS). Begitulah istilah yang diberikan pada perangkat lunak sosial untuk korporasi terlepas berapapun besarnya skala perusahaan pengguna. Kolaborasi, berbagi informasi dan integrasi dengan aplikasi lain merupakan fitur kunci yang mutlak harus ada dan diunggulkan oleh piranti lunak jenis ini.

Diakomodasi dalam jaringan internet maupun ekstranet, ESS merupakan komponen utama dalam Enterprise 2.0. Jika dijabarkan lebih detil, pengguna akan dapat membuat serta mengelola konten dalam berbagai model (post, blog, wiki), melakukan pencarian pengguna lain maupun konten dalam ESS, memberikan tautan, mengelompokkan pengguna serta konten sejenis, tagging, merekomendasikan pengguna sampai dengan impor dan ekspor feed dari dan ke aplikasi yang ada.

Semakin tingginya kompleksitas bisnis perusahaan dan tingginya tingkat kompetisi di dunia industri merupakan faktor pendorong kian maraknya pendayagunaan ESS.

Pentingnya memberikan perhatian lebih dan sentuhan personal, mengarahkan dan memonitor percakapan sehingga tercipta impresi positif serta adanya ceruk baru untuk meningkatkan volume penjualan merupakan manfaat media sosial yang sudah disadari oleh banyak kalangan.

Biro iklan mengelola puluhan atau bahkan ratusan merek dari beberapa klien, perusahan prinsipal menangani beberapa merk dimana masing-masing memiliki program serta menggunakan media promosi berbeda-beda bisa memberikan ilustrasi atas kerumitan pengelolaan yang dimaksud. Apabila kerumitan ini belum terurai, maka optimalisasi potensi media akan jauh dari api.

Jive Software, Communispace, NewsGator, SocialText, Yammer dan Telligent merupakan beberapa piranti populer yang didesain khusus sebagai ESS.

Sementara itu, sebenarnya semua layanan, platform maupun piranti lunak sosial bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan: blog, forum, wiki, social bookmarking, collaborative planning, RSS, jejaring sosial, mashups, social search, social profile, file sharing, Content Management System (CMS) dan juga instant messaging.

Contoh di Lapangan

Shell, salah satu perusahaan terpopuler di jagat jejaring sosial selain 7Eleven, DHL dan CapGemini, menggunakan pendekatan yang kurang lazim. Sebagaimana diketahui bersama dunia bisnis menyukai sesuatu yang terstruktur, yang dapat memberikan ‘kenyamanan’ bagi para pelakunya.

Biasa diplot untuk informasi yang tidak terstruktur, Wiki digunakan oleh perusahaan minyak asal Belanda itu untuk menyediakan dokumentasi resmi mereka — yang tadinya berbasis hard copy — bagi publik sekaligus memberi ruang kepada siapapun untuk berkontribusi atas konten yang disajikan.

Manajemen puncak menyatakan puas dengan inisiatif ini karena sekat tradisional (yang sebenarnya tidaklah diperlukan) di dalam organisasi menjadi nyaris hilang, adanya peningkatan interaksi dengan pelanggan serta memudahkan koordinasi dengan pihak partner baik itu distributor, supplier maupun vendor.

British Telecom menjadi salah satu perusahaan terdepan di Eropa dalam mengadopsi konsep Enterprise 2.0. Basis data dengan pendekatan Wiki (BTpedia), media blog terpusat, podcasting, piranti lunak kolaborasi untuk keperluan proyek merupakan perangkat ESS yang digunakan sangat intensif dan berhasil meningkatkan kinerja perusahaan tersebut.

Bisa disimpulkan bahwa korporasi mulai mengadopsi informasi jenis ini (unstructured information) dan mengakomodasikannya ke dalam kebijakan perusahaan untuk menghasilkan komunikasi yang tepat dan efektif bagi audiensnya.

Khusus bagi Yammer, merupakan piranti lunak ESS pertama, menawarkan tampilan yang user friendly, didesain agar kolaborasi, berbagi file, bertukar informasi dan pengetahuan menjadi lebih mudah dan dapat digunakan oleh siapa saja, kapan saja dan dimana saja.

Menariknya, tersedia fitur bagi para karyawan untuk mengapresiasi kinerja karyawan lainnya (social reward). Perolehan, pencapaian dan ‘lencana’ akan terlihat pada profil masing-masing pekerja.

Integrasinya dengan protokol LDAP membuat pengelolaan pengguna menjadi sangat praktis. Dengan pengelompokkan sistematis, percakapan dan konten antara dan antar para pekerja, pelanggan, pemasok dan mitra lebih mudah diakses, dikelola namun tetap terjaga kerahasiannya.

Dukungan vendor besar membuat aktivitas implementasi dan proses integrasi piranti ini menjadi lebih sederhana serta menghasilkansinergi strategis dengan Microsoft SharePoint, Salesforce dan SAP.

Walaupun ESS sudah lahir enam tahun silam namun laporan terbaru Forrester Research mengungkapkan informasi mengejutkan. Bahwa hanya 12 persen pekerja memanfaatkannya dan 8 persen di antaranya hanya mengaksesnya seminggu sekali.

Masih dalam survei yang sama, dalam 4 tahun ke depan diperkirakan anggaran perusahaan untuk piranti lunak ini akan mencapai USD 4,6 miliar, jauh meningkat jika dibandingkan tahun lalu yang hanya berkisar USD 716 juta.

Kekhawatiran akan tingkat keamanan, asas kepatuhan dan Return-on-Investment (ROI), Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) serta usaha tambahan atas implementasi dan integrasi dengan perangkat lunak yang sudah ada merupakan beberapa faktor pengganjal serta berpotensi besar membuat tingkat adopsi ESS melambat.

Jenis hosting single-tenant private cloud dengan dedicated server dan customizable services, paket kolaborasi terpadu dan fitur pengelolaan file serta manajemen proyek dimana semuanya bisa diakses melalui lebih banyak platform merupakan arsitektur ESS saat ini.

Dengan banyaknya fitur, manfaat dan meluasnya dukungan dari berbagai pihak seperti diuraikan pada beberapa paragraf di atas disertai dengan meningkatnya ‘kerinduan’ akan hadirnya integrated social software maka peluang, kesempatan dan implementasi pada ranah ini masih terbentang sangat luas, dimana tingkat pertumbuhannya akan terus meningkat secara signifikan.

Gadget Pribadi untuk Kerjaan Kantor, Apa Anda Setuju?

Ilustrasi (123rf)

Jakarta – Salah satu tren digital yang menyeruak saat ini adalah meningkatnya inisiasi dan jumlah para pekerja yang membawa perangkat bergerak pribadi (laptop, tablet, smartphone) ke kantor dan menggunakannya untuk aktivitas pekerjaannya dengan cara mengakses email, server, file, basis data serta informasi lain perusahaan.

Dikenal dengan istilah ‘Bring Your Own Device’ (BYOD) atau ‘Bring Your Own Technology’ (BYOT) dimana pada terminologi kedua yang digunakan tidak hanya sebatas perangkat keras namun juga perangkat lunak.

Asal Muasal

Seiring dengan semakin beragamnya pilihan perangkat bergerak, semakin terjangkaunya harga dan kebutuhan akan mobilitas yang semakin tinggi ditengarai telah membuat para pekerja tidaklah ragu untuk membawa perangkat tersebut ke kantor untuk kebutuhan pribadinya masing-masing. Memeriksa dan membalas email, membaca berita dan informasi tertentu serta mengakses jejaring sosial.

Paradigma bahwa departemen Teknologi Informasi (TI) akan menentukan arah penggunaan teknologi sedikit banyak mulai berubah. Konsumerisasi TI telah membuat para pengguna makin menyadari manfaat dan pentingnya penggunaan perangkat bergerak sehingga mereka selalu mencari teknologi dan perangkat tepat guna untuk lebih dari sekadar berkomunikasi dan bersosialisasi namun juga meningkatkan produktivitas mereka sebagai kaum profesional.

Belum ada riset definitif yang menyatakan kapan penggunaan perangkat pribadi tersebut bergeser dari keperluan pribadi untuk keperluan kantor atau pekerjaan. Hadirnya perangkat bergerak sudah cukup lama dan dalam beberapa kesempatan sebenarnya sudah menggunakan apa yang mereka miliki untuk aktivitas pekerjaannya.

Perusahaan skala kecil dan menengah di industri investasi, konsultasi dan teknologi informasi merupakan jenis institusi terbanyak yang mengadopsi program ini dengan tujuan memperoleh penghematan investasi infrastruktur, meningkatkan fleksibilitas aktivitas pekerjaan dan meningkatkan kepuasan (kerja) karyawan sebagai pelanggan internal perusahaan.

Tentu saja para karyawan akan lebih senang bekerja dengan perangkatnya sendiri dalam konteks mereka lebih mengetahui perangkat dan aplikasi dimana kedua jenis perangkat dan aplikasi tersebut biasanya menggunakan teknologi terbaru.

Survei teranyar Good Technology Data menyatakan bahwa setengah dari jumlah perusahaan yang mengimplementasikan program ini mensyaratkan para pekerja untuk menanggung sendiri biaya terkait dengan perangkat keras dan lunak yang dimiliki. Dan mereka ‘tidak berkeberatan untuk menanggungnya’.

Di sisi lain, ada program sejenis yaitu ‘Inverse-BYOD’ atau ‘Business-Owned Internet Device’ (BOID). Perusahaan akan memfasilitasi user-managed device dengan akses terbatas, kebijakan terencana dan fitur keamanan terbatas dengan tujuan menurunkan resiko internet, meningkatkan kinerja jaringan dan tentu saja mobilitas.

Fenomena ini akan terus berlangsung dan semakin banyaknya kalangan profesional yang menggunakan terutama untuk bekerja walaupun dengan fitur terbatas, diharapkan produktivitasnya akan meningkat.

Manfaat 

Selain penghematan anggaran infrastruktur, para pemilik perangkat tentunya akan memelihara device yang dimiliki sebaik mungkin. Dengan asumsi bahwa perangkat termutakhir digunakan, maka perusahaan dapat lebih mudah mengimplementasikan teknologi terbaru bagi para karyawannya.

Bagi karyawan mereka akan memperoleh ruang dalam menentukan device dan aplikasi (Bring Your Own App) apa saja yang akan digunakan. Selain wajib menggunakan aplikasi yang telah ditetapkan perusahaan, mereka diberikan keleluasaan menggunakan aplikasi pilihan mereka sendiri. Terkadang lebih bermanfaat dibandingkan dengan yang sudah ditentukan.

Pro dan Kontra

Faktor keamanan akses (autentikasi dan otorisasi) data serta informasi perlu mendapatkan perhatian khusus. Karena kepemilikan perangkat ada di tangan pekerja, maka risiko atas keamanan juga merupakan bagian dari tanggung jawab mereka termasuk kerusakan dan kehilangan perangkat. Sudah ada inisiatif dari beberapa perusahaan untuk menggantikan biaya kerusakan maupun kehilangan perangkat tersebut.

Selain itu faktor kompatibilitas perangkat dan sistem di perusahaan juga perlu diperhatikan. Virtualisasi desktop dan program yang direncanakan secara matang bisa menjadi solusi atas masalah ini.

Kisah Sukses

Vendor virtualisasi dan komputasi awan Citrix meraih sukses dalam melakukan penghematan sebesar 20% anggaran infrastruktur mereka. Para pekerja bisa mengakses desktop mereka dari mana saja dan kapan saja dengan perangkat yang mereka miliki.

Ditambah lagi dengan berkurangnya effort untuk menangani keluhan para pekerja karena selain menjaganya dengan lebih berhati-hati, mereka juga memiliki kemampuan untuk mengatasi masalah teknis yang terjadi atas keseluruhan perangkat yang digunakan.

Beragam insentif dalam bentuk finansial maupun non-finansial merupakan kunci keberhasilan pada program yang sudah dijalankan selama tiga tahun terakhir. Hal ini membuat proyek awal yang dijalankan di markas besar Citrix akan disesuaikan dan diimplementasikan di kantor serta partner mereka diluar Amerika Serikat.

Bentuk konkritnya adalah apabila sudah bekerja minimum selama 12 bulan maka mereka akan memperoleh nominal tertentu untuk membeli perangkat tertentu. Sesudahnya, mereka diwajibkan mengikuti kebijakan dan aturan yang sudah ditentukan perusahaan termasuk menggunakan program anti-virus dan membeli layanan garansi berdurasi tiga tahun.

Implementasi

Tanpa bermaksud menyederhanakan masalah, sebagai langkah awal perusahaan dapat merencanakan dan menyusun kebijakan TI secara terencana dan sematang mungkin.

Beberapa klausul yang perlu diperhatikan adalah penentuan perangkat dan aplikasi yang diperbolehkan mana yang tidak, penegasan tanggung jawab perusahaan dan pengguna, penetapan aktivitas dan informasi mana saja yang akan dimonitor.

Termasuk di antaranya juga tindakan proaktif dan reaktif atas kehilangan dan kerusakan perangkat termasuk hilang atau tercurinya data dan informasi, sosialisasi aspek kepatuhan atas pemanfaatan device yang ada dan hukumannya apabila terjadi pelanggaran serta penentuan cara dan biaya pengadaan perangkat serta biaya penggunaan maupun pihak penanggung dan tertanggung.

Tentunya langkah awal ini harus dibarengi dengan cukupnya sosialisasi ke seluruh pihak terkait baik di dalam maupun di luar perusahaan serta pelaksanaan program yang konsisten.

Mobile Device Management atau Mobile Application Management merupakan solusi yang cukup populer dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mengelola elemen keamanan seperti anti virus, enkripsi, remote backup, remote wipe, user dan role management dari devais yang ada.

Dari sisi perangkatnya sendiri, sudah ada beberapa vendor yang memproduksi device dilengkapi dengan dukungan terhadap tingkat keamanan maupun kebijakan TI yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan pengguna maupun ‘meningkatkan kepercayaan’ departemen terkait di perusahaan untuk menjalankan program ini.

Bagi para pembaca yang masih menggunakan perangkat bergerak untuk keperluan pribadi, apakah setuju apabila digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor?

Sebagaimana diterbitkan oleh DetikINET: http://inet.detik.com/read/2012/07/13/102138/1964394/398/gadget-pribadi-untuk-kerjaan-kantor-apa-anda-setuju