Gadget Pribadi untuk Kerjaan Kantor, Apa Anda Setuju?

Ilustrasi (123rf)

Jakarta – Salah satu tren digital yang menyeruak saat ini adalah meningkatnya inisiasi dan jumlah para pekerja yang membawa perangkat bergerak pribadi (laptop, tablet, smartphone) ke kantor dan menggunakannya untuk aktivitas pekerjaannya dengan cara mengakses email, server, file, basis data serta informasi lain perusahaan.

Dikenal dengan istilah ‘Bring Your Own Device’ (BYOD) atau ‘Bring Your Own Technology’ (BYOT) dimana pada terminologi kedua yang digunakan tidak hanya sebatas perangkat keras namun juga perangkat lunak.

Asal Muasal

Seiring dengan semakin beragamnya pilihan perangkat bergerak, semakin terjangkaunya harga dan kebutuhan akan mobilitas yang semakin tinggi ditengarai telah membuat para pekerja tidaklah ragu untuk membawa perangkat tersebut ke kantor untuk kebutuhan pribadinya masing-masing. Memeriksa dan membalas email, membaca berita dan informasi tertentu serta mengakses jejaring sosial.

Paradigma bahwa departemen Teknologi Informasi (TI) akan menentukan arah penggunaan teknologi sedikit banyak mulai berubah. Konsumerisasi TI telah membuat para pengguna makin menyadari manfaat dan pentingnya penggunaan perangkat bergerak sehingga mereka selalu mencari teknologi dan perangkat tepat guna untuk lebih dari sekadar berkomunikasi dan bersosialisasi namun juga meningkatkan produktivitas mereka sebagai kaum profesional.

Belum ada riset definitif yang menyatakan kapan penggunaan perangkat pribadi tersebut bergeser dari keperluan pribadi untuk keperluan kantor atau pekerjaan. Hadirnya perangkat bergerak sudah cukup lama dan dalam beberapa kesempatan sebenarnya sudah menggunakan apa yang mereka miliki untuk aktivitas pekerjaannya.

Perusahaan skala kecil dan menengah di industri investasi, konsultasi dan teknologi informasi merupakan jenis institusi terbanyak yang mengadopsi program ini dengan tujuan memperoleh penghematan investasi infrastruktur, meningkatkan fleksibilitas aktivitas pekerjaan dan meningkatkan kepuasan (kerja) karyawan sebagai pelanggan internal perusahaan.

Tentu saja para karyawan akan lebih senang bekerja dengan perangkatnya sendiri dalam konteks mereka lebih mengetahui perangkat dan aplikasi dimana kedua jenis perangkat dan aplikasi tersebut biasanya menggunakan teknologi terbaru.

Survei teranyar Good Technology Data menyatakan bahwa setengah dari jumlah perusahaan yang mengimplementasikan program ini mensyaratkan para pekerja untuk menanggung sendiri biaya terkait dengan perangkat keras dan lunak yang dimiliki. Dan mereka ‘tidak berkeberatan untuk menanggungnya’.

Di sisi lain, ada program sejenis yaitu ‘Inverse-BYOD’ atau ‘Business-Owned Internet Device’ (BOID). Perusahaan akan memfasilitasi user-managed device dengan akses terbatas, kebijakan terencana dan fitur keamanan terbatas dengan tujuan menurunkan resiko internet, meningkatkan kinerja jaringan dan tentu saja mobilitas.

Fenomena ini akan terus berlangsung dan semakin banyaknya kalangan profesional yang menggunakan terutama untuk bekerja walaupun dengan fitur terbatas, diharapkan produktivitasnya akan meningkat.

Manfaat 

Selain penghematan anggaran infrastruktur, para pemilik perangkat tentunya akan memelihara device yang dimiliki sebaik mungkin. Dengan asumsi bahwa perangkat termutakhir digunakan, maka perusahaan dapat lebih mudah mengimplementasikan teknologi terbaru bagi para karyawannya.

Bagi karyawan mereka akan memperoleh ruang dalam menentukan device dan aplikasi (Bring Your Own App) apa saja yang akan digunakan. Selain wajib menggunakan aplikasi yang telah ditetapkan perusahaan, mereka diberikan keleluasaan menggunakan aplikasi pilihan mereka sendiri. Terkadang lebih bermanfaat dibandingkan dengan yang sudah ditentukan.

Pro dan Kontra

Faktor keamanan akses (autentikasi dan otorisasi) data serta informasi perlu mendapatkan perhatian khusus. Karena kepemilikan perangkat ada di tangan pekerja, maka risiko atas keamanan juga merupakan bagian dari tanggung jawab mereka termasuk kerusakan dan kehilangan perangkat. Sudah ada inisiatif dari beberapa perusahaan untuk menggantikan biaya kerusakan maupun kehilangan perangkat tersebut.

Selain itu faktor kompatibilitas perangkat dan sistem di perusahaan juga perlu diperhatikan. Virtualisasi desktop dan program yang direncanakan secara matang bisa menjadi solusi atas masalah ini.

Kisah Sukses

Vendor virtualisasi dan komputasi awan Citrix meraih sukses dalam melakukan penghematan sebesar 20% anggaran infrastruktur mereka. Para pekerja bisa mengakses desktop mereka dari mana saja dan kapan saja dengan perangkat yang mereka miliki.

Ditambah lagi dengan berkurangnya effort untuk menangani keluhan para pekerja karena selain menjaganya dengan lebih berhati-hati, mereka juga memiliki kemampuan untuk mengatasi masalah teknis yang terjadi atas keseluruhan perangkat yang digunakan.

Beragam insentif dalam bentuk finansial maupun non-finansial merupakan kunci keberhasilan pada program yang sudah dijalankan selama tiga tahun terakhir. Hal ini membuat proyek awal yang dijalankan di markas besar Citrix akan disesuaikan dan diimplementasikan di kantor serta partner mereka diluar Amerika Serikat.

Bentuk konkritnya adalah apabila sudah bekerja minimum selama 12 bulan maka mereka akan memperoleh nominal tertentu untuk membeli perangkat tertentu. Sesudahnya, mereka diwajibkan mengikuti kebijakan dan aturan yang sudah ditentukan perusahaan termasuk menggunakan program anti-virus dan membeli layanan garansi berdurasi tiga tahun.

Implementasi

Tanpa bermaksud menyederhanakan masalah, sebagai langkah awal perusahaan dapat merencanakan dan menyusun kebijakan TI secara terencana dan sematang mungkin.

Beberapa klausul yang perlu diperhatikan adalah penentuan perangkat dan aplikasi yang diperbolehkan mana yang tidak, penegasan tanggung jawab perusahaan dan pengguna, penetapan aktivitas dan informasi mana saja yang akan dimonitor.

Termasuk di antaranya juga tindakan proaktif dan reaktif atas kehilangan dan kerusakan perangkat termasuk hilang atau tercurinya data dan informasi, sosialisasi aspek kepatuhan atas pemanfaatan device yang ada dan hukumannya apabila terjadi pelanggaran serta penentuan cara dan biaya pengadaan perangkat serta biaya penggunaan maupun pihak penanggung dan tertanggung.

Tentunya langkah awal ini harus dibarengi dengan cukupnya sosialisasi ke seluruh pihak terkait baik di dalam maupun di luar perusahaan serta pelaksanaan program yang konsisten.

Mobile Device Management atau Mobile Application Management merupakan solusi yang cukup populer dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mengelola elemen keamanan seperti anti virus, enkripsi, remote backup, remote wipe, user dan role management dari devais yang ada.

Dari sisi perangkatnya sendiri, sudah ada beberapa vendor yang memproduksi device dilengkapi dengan dukungan terhadap tingkat keamanan maupun kebijakan TI yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan pengguna maupun ‘meningkatkan kepercayaan’ departemen terkait di perusahaan untuk menjalankan program ini.

Bagi para pembaca yang masih menggunakan perangkat bergerak untuk keperluan pribadi, apakah setuju apabila digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor?

Sebagaimana diterbitkan oleh DetikINET: http://inet.detik.com/read/2012/07/13/102138/1964394/398/gadget-pribadi-untuk-kerjaan-kantor-apa-anda-setuju

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s