Merancang Program Jejaring Sosial Bagi Perusahaan


Ilustrasi (callendercreates)

Jakarta – Apabila persetujuan untuk mengimplementasikan jejaring sosial di dalam perusahaan sudah diperoleh, secara umum langkah selanjutnya adalah membuat kebijakan jejaring sosial, sosialisasi terhadap karyawan kunci sebagai eksekutor strategi dan kebijakan, mengadakan meeting dengan pihak terkait lainnya serta penyusunan program pelatihan.

Asumsi pada tulisan ini adalah bahwa penyusunan dan implementasi dilakukan secara internal atau oleh pihak perusahaan sendiri, tidak dialihdayakan kepada pihak ketiga.

Tentu saja karena jenis medianya relatif baru, maka menemukan dan mempekerjakan sumber daya dengan keahlian ini merupakan tantangan tersendiri. Namun untungnya permintaan terhadap pekerja jejaring sosial bisa dianggap belumlah signifikan.

Perlu dilakukannya analisa capacity dan capability atas para karyawan kunci yang akan terlibat. Hasil analisa akan menunjukkan skillset apa yang harus dipenuhi agar secara ideal mereka memiliki pengetahuan, kemampuan dan kompetensi merata.

Selain itu faktor pertimbangan lain adalah adanya mindset bahwa interaksi dalam media ini bersifat personal sehingga tercipta ‘mental block’ saat digunakan untuk keperluan pekerjaan maupun bisnis.

Sebaliknya, bagi yang sudah terbiasa menggunakannya, saat implementasi di perusahaan, sudut pandang mereka masih berpijak pada kapasitasnya sebagai pengguna pribadi, bukan atas korporasi yang tempat mereka bekerja.

Ada beberapa tipikal pengguna berdasarkan adopsi mereka atas (kemajuan) teknologi. Digital Native, seringkali disematkan untuk pengguna aktif karena saat teknologi tertentu booming, mereka berada di rentang karakteristik ‘paling sering’, ‘paling lama’, dan cenderung ‘lebih mahir’ dibandingkan pengguna lain.

Ada juga tipe pengguna yang terbiasa dan terampil namun masih bisa melepaskan dirinya dari ketergantungan teknologi. Jika diperlukan mereka dapat dan nyaman menggunakan produk non-digital. Contoh: block note, planner, log book, dan sebagainya.

Bagian tersulit adalah pengguna resisten. Ada yang sudah mengetahui ranah digital dan media sosial namun masih ragu terhadap keduanya. Mereka merasa tidak perlu menggunakannya baik untuk kehidupan sehari-hari maupun sebagai kalangan profesional.

Dikenal dengan sebutan ‘digital contrarian’, jenis pengguna ini sudah menggunakan media sosial, terbanyak adalah surat elektronik, untuk keperluan pekerjaan karena diharuskan oleh perusahaan tempat mereka bekerja, namun tidak terlalu intensif dalam menggunakannya untuk keperluan pribadinya.

Terakhir, ‘digital newbie’, kelompok pengguna yang merasa nyaman dengan apa yang mereka gunakan saat ini sehingga belum merasa perlu untuk memanfaatkan maupun terjun ke dunia digital.

Nyaris serupa dengan digital pengguna resisten pada paragraf di atas, kata kunci untuk mengidentifikasi kelompok ini adalah ‘belum memerlukan’ media digital terbaru.

Saat proses rekrutmen terhadap figur kunci media sosial di dalam perusahaan, tipikal pengguna sebagaimana dijabarkan sebelumnya menjadi faktor cukup penting untuk dipertimbangkan oleh pihak HRD berkoordinasi dengan departemen terkait.

Bahkan ada beberapa perusahaan yang memberikan briefing mengenai media sosial saat orientasi karyawan baru dilaksanakan. Ini menunjukkan komitmen kuat dan penggunaan intensif, bukan hanya sekedar lip-service belaka.

Perlu diingat bahwa keperluan pelatihan tidak hanya untuk mengakomodasi kesenjangan skillset namun juga mengikuti perkembangan terbaru media sosial baik perangkat lunak, perangkat keras, fitur, manfaat, trend maupun karakteristik medianya.

Biasanya diskusi dengan departemen terkait dan berkepentingan lewat key person menjadi tahapan awal penyusunan program training.

Apa saja yang perlu dibahas? Kebutuhan dan harapan mereka akan penerapan media sosial. Singkatnya bisa dibagi menjadi tiga hal.

Departemen dan personel yang menggunakan (Who). Siapa yang akan bertanggung jawab atas aktivitas untuk tiap departemen, apakah satu personel saja atau semua pengguna dalam departemen tersebut (Ownership)

Aktivitas media sosial apa yang perlu dijalankan dan siapa eksekutornya (What). Pemanfaatan secara komprehensif dari jenjang strategis sampai ke operasional (Execution) dengan top-down approach. Pada elemen ini dibahas kontribusi dan keselarasan media jenis ini kepada dan terhadap tujuan perusahaan.

Langkah Berikutnya

Penyusunan tim pelatihan dapat dilakukan dengan berbagai cara tergantung dari besaran organisasi, budaya dan kompleksitas proses bisnis perusahaan.

Salah satu cara adalah seorang social media strategist (atau apapun namanya) berperan sebagai internal trainer, bisa memberikan training kepada seluruh pengguna (jika jumlah pengguna relatif sedikit), atau kepada figur kunci di departemen pengguna, dengan model Training-for-Trainer (TfT) terlebih dahulu, kemudian figur kunci ini akan mengadakan pelatihan bagi para pengguna di departemennya.

Tentu saja selalu terbuka kemungkinan untuk menggunakan jasa pakar dari luar perusahaan untuk membantu memberikan pelatihan. Hal ini juga berlaku untuk lokasi dan metodologi pelatihan, bisa sangat bervariatif.

Dengan memberdayakan SDM internal, tidak tertutup kemungkinan apabila suatu saat nantinya, perusahaan dapat membuka satu departemen atau unit usaha baru, memberikan training tentang topik serupa bagi publik, bukan?

Selama pelatihan berlangsung akan selalu ada saran, gagasan maupun ide lain bagaimana strategi media sosial disusun dan implementasinya dilakukan.


(Ilustrasi: fieldhousemedia.net)

Selanjutnya, kita perlu membuat grand design pelatihan dengan mengakomodasi beberapa hal yaitu tujuan implementasi media sosial dan pelatihan, indikator keberhasilan, kurikulum, modul dan materi, mapping (departemen atau pengguna apa mengikuti modul yang mana), evaluasi dan monitoring program dan hasil pelatihan secara berkelanjutan.

Mengenai tingkatan pelatihan, bisa diberikan kode atau nama tertentu sebagai bentuk leveling. Fundamental level akan menjawab persoalan tentang apa, bagaimana dan kenapa media sosial.

Jenjang selanjutnya bisa menfokuskan diri pada manfaat media sosial bagi karyawan maupun departemen diseleraskan dengan tujuan jangka pendek dan panjang perusahaan.

Di tataran selanjutnya, bisa membahas tentang bagaimana mengoptimalkan jejaring sosial untuk membuka pintu atas bisnis baru perusahaan, memilih dan menggunakan piranti lunak korporat, baik secara internal maupun dengan pihak luar (pemasok, distributor, peritel, dan lainnya) serta bahkan untuk mengelola komunitas.

Apabila dirasa perlu memberikan pelatihan dengan topik tertentu, hal tersebut mudah sekali dilakukan. Satu hal yang menjadi pertimbangan bahwa apabila program ini sudah diterapkan, karakteristik ‘fun’ dan ‘social’ dari media sosial sebaiknya perlu dipertahankan.

Caranya, dengan mengadopsi konsep ‘gamification’. Rewards, points, badges dan leaderboard akan memotivasi para pengguna dan juga akan melancarkan implementasi program.

Saat ini di Indonesia, di perusahaan pengguna (bukan penyedia layanan), posisi karyawan terbanyak berada di level officer dan sedikit yang berada di level supervisor maupun manager.

Kesenjangan jarak wewenang dan otoritas ini membuat dukungan dan komitmen kuat dari first-line manager maupun eksekutif perusahaan sangatlah diperlukan untuk menyukseskan program tersebut.

Sebagaimana dimuat di DetikINET: http://inet.detik.com/read/2012/12/04/100540/2108536/398/merancang-program-jejaring-sosial-bagi-perusahaan?i992205kol

Advertisements

3 thoughts on “Merancang Program Jejaring Sosial Bagi Perusahaan

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s